این مطلب محاسبه ای است از سرعت گسترش فناوری های اطلاعات که تقریبا روی تمام فعالیت های کتابخانه ها موثر هستند. چند دهه قبل، موقعی که لنکاستر در مورد "جامعه بدون استفاده از کاغذ" صحبت کرد این عقیده مسخره به نظر می رسید. ما یک قدم به طرف جامعه بدون کاغذ می رویم جامعه ای که بیشتر کتابخانه های بزرگ خصوصاً کتابخانه های تخصصی بودجه جداگانه ای جهت گسترش مجموعه الکترونیکی اختصاص می دهند. این مسیر پیموده شده آغاز جایابی یک مجموعه بزرگ با پست های گسترده، دارای اهمیت بزرگی برای کتابخانه ها است. در این زمان چنین کتابخانه هایی می توانند نیازهای کاربران را با مجموعه خود برآورده کنند. اما امروزه در یک محیط الکترونیکی جایگاه فیزیکی اطلاعات نسبت به دسترسی به اطلاعات دارای اهمیت کمتر است (1994 , Harloe and Budd)
گسترش مدیریت حافظه مجازی
آگر چه جانشینی "دانش" برای "مجموعه" باعث شده تا توجه و فکوس روی مدیریت چاپی محلی دورتر شود، با این وجود کتابداران هنوز هم مسئول بررسی تمامی منابع اطلاعاتی جامعه ( چاپی و الکترونیکی) و سپس انتخاب، سازماندهی، و نگهداری منابع تشکیل دهنده مجموعه دانش هستند. (Branin , 1994)
عوامل موثر بر مدیریت مجموعه
گلندا تورنتون مدیر کتابخانه دانشگاه دولتی کلولاند مطالبی در مورد تاثیر منابع الکترونیکی بر مجموعه سازی، گزینش موضوعی، و اشتراک دارد. او افزایش مجموعه منابع الکترونیکی را پیش ینی می کند و پیشگویی می کند که اهمیت اشتراک به علت تفاوت منابع الکترونیکی نسبت به منابع سنتی افزایش پیدا خواهد کرد. زیرا منابع الکترونیکی به آسانی می توانند تقسیم شوند. (2000, Nisonger). او اضافه می کند که نقش گزینشگران به شدت تغییر پیدا خواهد کرد. که این ناشی از کاهش بودجه محلی تحت کنترل و این واقعیت که انتخاب منابع الکترونیکی گرایش پیدا می کند به یک فعالیت گروهی نسبت به یک فعالیت شخصی.
خط مشی مدیریت مجموعه و نیاز برای تغییرات
قالبهای الکترونیکی و ارزیابی آن ها
خدمات جستجوی پیوسته
معیار انتخاب
-
شمار بانک های اطلاعاتی عرضه شده
-
امکانات جستجو و بازیابی
-
رابط جستجو( رابط کاربر ساده و پیشرفته)
-
ساختار بانک اطلاعاتی و قالب پیشینه
-
هزینه
-
زمان لازم جهت گسترش امکانات جستجو
-
امکان جستجو بین بانک های اطلاعاتی
-
وسایل ارتباطی
-
خدمات پشتیبانی
-
امکانات اضافی مثل خدمات آگاهی رسانی جاری
دیسک فشرده
منابع اینترنتی
معیار انتخاب
-
کیفیت، چگونگی و اعتبار محتوا
-
اهمیت پوشش دهندگان منابع
-
جامعیت و تمامیت
-
درجه ارتباط اطلاعات
-
استفاده آسان
-
ثبات و پایداری
-
هزینه و حق مولف
-
نرم افزارها و سخت افزارهای مورد نیاز
مشکلات استفاده از منابع اینترنتی
جستجوی موضوعی روی اینترنت
مهمترین معیارهای دروازه های موضوعی
-
جمع آوری شده بوسیله متخصصان اطلاع رسانی و کارشناسان موضوعی هستند که وظیفه جمع آوری و سازماندهی منابع اطلاعاتی وب را برعهده دارند.
-
شامل منابعی با کیفیت بالا و کمیت نسبتاً کم و گزینشی هستند.
-
هدف و توجه اصلی آن ها روی گروه شنوندگان خاص است و از معیاهای ارزیابی صریح و روشن جهت انتخاب منابع استفاده می شود.
-
تاکید اصلی آن ها بیشتر روی محتوا و مفهوم منابع اطلاعاتی است نسبت به جایگاه آنها.
-
شامل اطلاعات با ارزش و روزآمد است اما روز آمد کردن آن ها نسبت به موتور جستجو کمتر است.
معیار انتخاب بین قالبهای الکترونیکی
-
بسامد استفاده: منظور از بسامد استفاده، بسامدی است که احتمالا یک پایگاه داده ها ویژه یا یک وسیله اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد. منابعی که بسامد استفاده از آنها کمتر یعنی تقاضای کمتری برای آنها است، اگر به شکل الکترونیکی باشند از طریق میزبان پیوسته درونخطی در دسترس قرار می گیرند و اگر به شکل چاپی باشند، از طریق امانت بین کتابخانه ای در دسترس هستند. اما منابعی که بسامد استفاده آنها بالاست لازم است در شکل دیسک فشرده خریداری شوند زیرا هزینه – کارایی دیسک فشرده بالاتر است.
-
شمار استفاده کنندگان: اگر یک منبع بسامد تقاضای زیادی بوسیله تعداد زیادی کاربر داشته باشد بهترین انتخاب برای تهیه این منبع به شکل دیسک فشرده است. یک مزیت دیگر دسک فشرده، این است که دیسک فشرده به دو صورت قابل استفاده است. دیسک فشرده ممکن است به صورت مستقل در دسترس تعدادی کمی کاربر جهت استفاده از پایگاه داده ها قرار گیرد و یا ممکن است به عنوان قسمتی از یکسری پایگاه داده شبکه ای از طریق یک سیستم شبکه ای در دسترس قرار گیرد. مورد استفاده دوم جهت نگهداری و نیاز برای پشتیبانی فنی به هزینه بالایی نیازمند است. این هزینه به همان اندازه ای است که جهت تامین وجه دوره ای جهت بهبود و ترفیع سیستم مورد نیاز است.
-
امکانات جستجو: نسخه الکترونیکی که اجازه جستجوی خودکار یک منبع را میدهد احتمالاً به نسخه چاپی ترجیح داده می شود که به طور واضح این مورد بیشتر د رمورد اطلاعات مالی و کتابشناختی به کار می رود. اگر چه بعضی از پایگاه داده ها از جمله مدلاین که به شکل دیسک فشرده و با حجم و گنجایش بالا آنقدر بزرگند که نیاز به یک میزان زیادی زمان جهت جستجو دارند.
-
دسترس پذیری: بعضی نشریات چاپی در دسترس مشتریانی است که نسخه الکترونیکی آن نشر را خریداری می کنند. مشتریان باید جهت دستیابی به نسخه چاپی، نسخه الکترونیکی آن را بخرند تا با صرف هزینه کمی نسخه چاپی آن را هم در دسترس داشته باشند. این در مورد بسیاری مجله های الکترونیکی صادق است. این موقعیت ممکن است تغییر کند اما تا زمانیکه این عمل انجام شود کتابدارن باید به فکر پرداخت اضافی دو برابر برای دو نسخه از یک محصول شبیه ( مگر اینکه هر دو واقعاً مفید باشند ) باشند خصوصاً موقعی که بودجه کتابخانه در حال کم شدن باشد.
-
بایگانی: دوام منابع الکترونیکی و اینکه آیا آن ها می توانند برای یک مدت طولانی بایگانی شوند یک مسئله مهم و قابل توجه است. یک کتابدار باید به این مسئله توجه کند که چه اتفاقی خواهد افتاد موقعی که سخت افزار یا نرم افزار مورد استفاده جهت دسترسی به مواد قدیمی تر منسوخ شود.
-
ماهیت حوزه موضوعی: اگر مرکز توجه و استفاده روی یک میزان کمی از منابع متمرکز شده باشد فراهم آوری منابع به شکل چاپی یا به شکل دیسک فشرده ممکن است ترجیح داده شود. اما اگر مرکز توجه کتابخانه گوناگون و چند رشته ای باشد به طور طبیعی دسترسی به اطلاعات از طریق کارگزاران پیوسته ممکن است هزینه – کارایی بالاتری داشته باشد.
نتیجه گیری
منابع چاپی نیز مشکلات خاص خور را دارند. به طور مثال دسترسی به" انتشارات خاکستری" که تا حد زیادی ناشناخته هستند و سریعاً خارج از چاپ می شوند. انتشارات خاکستری موادی هستند که به صورت رسمی منتشر نشده اند و معمولاً در بازار نمی توان آن ها را تهیه کرد و معمولاً از نظر کتاب شناختی به سختی می توان آن ها را ردیابی و پیدا نمود. به طور مشابه منابع الکترونیکی نیز به طور ذاتی مشکلاتی دارند. که مهم ترین آن ها تخطی از حق کپی رایت می باشد. هرچند در مقایسه با منابع چاپی، منابع الکترونیکی جهت تشخیص، سفارش، دریافت و دسترسی آسان هستند. علاوه بر این با تغییر روی تاکید بر دسترسی به جای مالکیت بیشتر کتابخانه ها در حال تغییر روش خود در زمینه مدیریت مجموعه و فراهم کردن خدمات اطلاعاتی خود هستند. پیشرفت تکنولوژی این امکان را به ما می دهد تا منابع الکترونیکی تولید کنیم که بتواند نیازهای چند بعدی کاربران را فراهم کنند و کاربران از این منابع نسبت به منابع چاپی گذشته راضی تر هستند.